Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Secret Hunt is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij bieden interactieve City Escapes aan via de websites secrethunt.nl en play.secrethunt.nl.

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Bedrijfsgegevens, als je een factuur op bedrijfsnaam vraagt: bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, land en (als je die invult) KvK-nummer, btw-nummer en je referentie of kostenplaats
• Betaalstatus en transactiegegevens (via Mollie)
• Boekings- en factuurgegevens (zoals boekingsnummer, factuurnummer, bedragen en de factuur zelf)
• Bestelgegevens en spelgebruik (zoals gekozen route, teamnaam, datum, tijd of score)
• Teamfoto, als jullie die na afloop maken, en of jullie toestemming geven om die op onze website en sociale media te gebruiken (met datum en tijd)
• Review: score, tekst, de naam die jullie daarbij zelf invullen (als jullie dat doen), en de stad en datum van het spel
• E-mailadres voor de wachtlijst van een stad, als je je daarvoor aanmeldt
• Je keuze voor de nieuwsbrief (alleen als je het vinkje zelf aanzet)
• IP-adres en technische gegevens (bijvoorbeeld browser en apparaat)

Deze technische gegevens worden uitsluitend gebruikt voor beveiliging en waar mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Onze websitestatistieken werken zonder je IP-adres (zie Websitestatistieken en herkomst van je boeking).

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van de overeenkomst – voor het verwerken van je boeking, het leveren van de inloggegevens, het afhandelen van betalingen en het opstellen en versturen van je factuur.
• Wettelijke verplichting – voor onze fiscale administratie: facturen en de gegevens daarop moeten wij bewaren.
• Gerechtvaardigd belang – voor fraudepreventie, klantenservice, het verbeteren van onze website en dienstverlening, anonieme websitestatistieken en weten via welke weg (bijvoorbeeld Instagram of een flyer) een boeking binnenkomt.
• Toestemming – voor de nieuwsbrief, de wachtlijst, het tonen van reviews en het gebruik van teamfoto's op onze website en sociale media. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken.

Nieuwsbrief en wachtlijst

Bij het boeken kun je aangeven dat je af en toe nieuws over nieuwe city escapes en aanbiedingen wilt ontvangen. Dat vinkje staat standaard uit; we mailen je hiervoor alleen als je het zelf aanzet.

Meld je je aan voor de wachtlijst van een stad die nog niet te boeken is, dan gebruiken we je e-mailadres alleen om je één keer te laten weten dat die stad te boeken is.

Wil je geen berichten meer ontvangen of je gegevens laten verwijderen? Stuur een mail naar info@secrethunt.nl.

Teamfoto's en reviews

Ranglijst. Na afloop staat jullie teamnaam met tijd of score op de openbare ranglijst van de route. Maken jullie een teamfoto, dan staat die daar ook en gebruiken we die voor jullie deelafbeelding. Dat doen we omdat het bij het spel hoort (uitvoering van de overeenkomst); jullie kiezen zelf of je een foto maakt. Wil je jullie vermelding op de ranglijst laten verwijderen? Mail dan naar info@secrethunt.nl.

Website en sociale media. Alleen als jullie in de app het vinkje aanzetten, gebruiken we de teamfoto ook op secrethunt.nl en op onze sociale media (zoals Instagram en Facebook), bijvoorbeeld bij jullie review. Dat vinkje staat standaard uit. Iedereen op de foto moet het goed vinden; voor kinderen onder 16 geeft een ouder of verzorger toestemming. We bewaren wanneer jullie het vinkje aanzetten en welke tekst er toen stond. Grondslag: toestemming.

Reviews. Geven jullie een review, dan kan die na onze controle op secrethunt.nl verschijnen met de naam die jullie daarvoor zelf invullen (bijvoorbeeld een voornaam), de stad en de maand. Vullen jullie geen naam in, dan staat er geen naam bij; jullie teamnaam zetten we er niet automatisch bij. Met foto alleen als jullie daarvoor in de app toestemming gaven. Je e-mailadres en de namen van spelers tonen we nooit. Reviews die zijn gegeven voordat deze uitleg er stond, tonen we niet op de site. Grondslag: toestemming (door de review te versturen na deze uitleg).

Intrekken. Je kunt je toestemming voor de teamfoto altijd intrekken: in de app door het vinkje weer uit te zetten, of door te mailen naar info@secrethunt.nl met de teamnaam, de stad en de datum. Intrekken betekent dat wij de foto helemaal verwijderen: van de website, uit onze opslag (Cloudinary) en ook van de ranglijst en de deelafbeelding. Via het vinkje gebeurt dat direct (de website is binnen 5 minuten bijgewerkt); na een mail binnen 5 werkdagen. Uit berichten op onze sociale media halen we de foto binnen 5 werkdagen weg. Een review halen we op verzoek ook weg. Wat anderen al hebben gedeeld of opgeslagen, kunnen wij niet terughalen. Intrekken geldt voor de toekomst; gebruik daarvoor blijft rechtmatig.

Bewaartermijn. Een teamfoto zonder toestemming voor de website bewaren we tot 12 maanden na het spel (daarna staat jullie team zonder foto op de ranglijst). Een foto met toestemming en een review bewaren we zo lang we ze gebruiken, maximaal 3 jaar na het spel, of tot je de toestemming intrekt. Een afgewezen review verwijderen we binnen 3 maanden. Dat je toestemming gaf of introk, bewaren we nog tot 2 jaar na het intrekken, als bewijs.

Melding bij een checkpoint. Klopt er onderweg iets niet, bijvoorbeeld omdat een bord weg is of een plek is afgesloten? Dan kunnen jullie dat in de app melden via "Klopt hier iets niet?". We ontvangen dan wat jullie kiezen, de toelichting als jullie die invullen, de route, het checkpoint, jullie teamnaam en het tijdstip. Dat gebruiken we alleen om het probleem op te lossen. Een foto bij de melding is niet verplicht en gaat alleen mee als jullie het vinkje aanzetten. Die foto gebruiken we alleen om het probleem te bekijken, nooit op de website of sociale media. Hij staat afgeschermd in onze opslag (Cloudinary) en wordt 90 dagen nadat wij de melding hebben afgehandeld automatisch verwijderd. De melding zelf, zonder foto, bewaren we zolang we die nodig hebben om de route bij te houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een route die klopt); voor de foto toestemming.

Speel je mee in een competitie, dan staat de uitslag op een openbare pagina met alleen teamnamen en scores (tijd of punten). Geen namen van spelers, e-mailadressen of boekingsnummers. De link naar die pagina staat in de uitslagmail en de pagina is niet vindbaar via zoekmachines.

Delen van gegevens

Wij delen je gegevens alleen met partijen die ons helpen bij de uitvoering van de dienstverlening:

• Mollie – voor het afhandelen van betalingen
• Render en Supabase – voor het draaien van onze software en het opslaan van gegevens
• Vercel – voor het tonen van onze websites
• Resend – voor het versturen van e-mails, zoals je inloggegevens en je factuur
• Cloudinary – voor het opslaan en tonen van teamfoto’s en foto’s bij een melding; foto’s staan afgeschermd en zijn alleen te zien via een adres dat onze server maakt
• Plausible Analytics (EU) – voor websitestatistieken zonder cookies; Plausible slaat geen IP-adressen of andere gegevens op waarmee je te herkennen bent

Foto’s en reviews die jullie ons mogen laten gebruiken, plaatsen we soms op Instagram en Facebook (Meta). Die platforms hebben hun eigen privacybeleid.

De kaartbeelden op de homepage komen van OpenFreeMap; zie Kaart op de homepage.

Met deze partijen zijn waar wettelijk verplicht verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.

Websitestatistieken en herkomst van je boeking

Wij tellen bezoeken aan onze website met Plausible Analytics, zonder cookies. We zien alleen totalen, zoals hoeveel bezoekers een pagina bekeken, via welke website of campagne ze binnenkwamen en hoe vaak er op "Boek nu" is geklikt. Plausible slaat daarbij geen IP-adres op en volgt je niet over meerdere dagen of websites.

Kom je binnen via een link met een campagnenaam (bijvoorbeeld van Instagram of een flyer) of via een andere website, dan onthoudt je browser die naam en de eerste pagina die je bekeek, alleen zolang het tabblad open is. Boek je, bestel je een cadeaubon of meld je je aan voor de wachtlijst, dan slaan we die naam op bij je boeking of aanmelding. Zo weten we welke reclame werkt. We bewaren dit zo lang als de boeking of aanmelding zelf.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (weten hoe onze website wordt gebruikt en welke reclame werkt).

Kaart op de homepage

Op de homepage staat een kaart met onze steden. De kaartbeelden, de kaartstijl en de letters op de kaart komen van OpenFreeMap (tiles.openfreemap.org), met kaartgegevens van OpenStreetMap. De kaart laadt pas als je naar de kaart scrolt. Dan haalt je browser de kaartbeelden op bij de server van OpenFreeMap; die server krijgt daarbij je IP-adres en technische gegevens, zoals je browser. Wij geven OpenFreeMap verder geen gegevens van je.

De kaart plaatst geen cookies en slaat niets op in je browser. Laadt de kaart niet, dan zie je in plaats daarvan een lijst met onze steden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een werkende kaart op onze website).

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor factuurgegevens). Na afloop van de overeenkomst en het verstrijken van wettelijke bewaartermijnen verwijderen of anonimiseren wij je gegevens binnen een redelijke termijn.

Facturen bewaren wij 7 jaar, met de gegevens die erop staan (naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens als je die opgaf, boekingsnummer en bedragen). Dat is wettelijk verplicht. Daarom kunnen wij een factuur binnen die termijn niet verwijderen of aanpassen, ook niet op verzoek; je overige gegevens kunnen we wel eerder verwijderen.

Je e-mailadres voor de nieuwsbrief of de wachtlijst bewaren wij tot je je afmeldt.

Voor teamfoto's, reviews en foto's bij een melding gelden de termijnen bij Teamfoto's en reviews.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• Je persoonsgegevens in te zien
• Je gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• Je toestemming in te trekken (indien van toepassing)
• Gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit)

Je kunt een verzoek indienen via info@secrethunt.nl. Wij reageren binnen een maand op je verzoek. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Onze websites plaatsen geen cookies. Voor je reservering en de herkomst van je bezoek gebruiken we de opslag in je browser; zie de cookieverklaring.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies en ongeautoriseerde toegang.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie is altijd op onze website te vinden.